6 个方法打造项目管理氛围

阅读数:1 2020 年 3 月 18 日 19:55

6个方法打造项目管理氛围

一、问题 & 挑战

随着组织规模不断壮大,组织内不同岗位间协作的复杂性呈几何倍数增长,项目经理作为“协调者”出现在组织中。过多的“协调者”出现,会导致组织成员自我协同的能力无法真正有效提升;项目经理陷于重复性协调工作,也不利于项目经理自身的成长。我们意识到:通过转换管理方式、赋能组织的方式,充分发挥团队成员潜在的组织协同能力,建立学习型组织,提升组织竞争力。本文将为大家介绍有赞效能改进团队,是如何通过实践沉淀、工具演进、人员培训等不同角度赋能组织,从而打造全员参与的项目管理氛围。

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赋能组织

二、实践 & 方法

带着这些思考,我们在实践过程中总结了以下 6 个方法:

2.1 PM 全员化

项目过程中,我们会逐步引导产品技术同学作为“兼职 PM”的角色,牵头执行和落地项目进程中的一些管理动作,在过程中和“兼职 PM”同学保持紧密沟通。以效能工作坊的形式,通过“传”“帮”“带”的方式让小伙伴了解怎么做项目管理,内容涵盖 PMP、敏捷、用户故事地图等基础理论知识,由业务线和技术团队推荐一些比较活跃的小伙伴参与进来,通过培训降低对项目经理的依赖,让更多人具备一定的管理能力,逐步形成影响力,扩散到各个团队。

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培训材料示例

随着管理意识的逐步提高,工具覆盖的场景越来越全面,配合着线下理论和规则的宣导,我们逐步实现了从专职 PM 带项目过渡到由团队小伙伴作为项目 PM 保障项目有效推进的转变。专职 PM 主要关注业务线内项目的整体运行情况和公司战略项目的有效落地。同时也会支持双十一稳定性、年会等这类规模较大的活动类场景。

2.2 优秀实践普及化

不同团队小伙伴对流程和协作都有不同的理解。为此我们提炼了一份通用版本的职责手册,来明确各个关键角色在项目不同环节的责任、过程中常见问题和建议处理方式。推广阶段,会通过“PM 手册”这样有趣的实物板提升仪式感,便于 PM 在过程中参照和记录这些检查项是否有覆盖到。

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PM 手册

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职责手册文档记录

2.3 过程管理产品化

日常工作中,不同岗位小伙伴会通过 Excel、文档等不同形式沉淀一些好的方法和流程机制,技术同学也会开发一些脚本工具来记录一些过程数据,帮助团队提升管理成熟度。这些好的方法散落在各个团队,无法规模化推广使用。为此,我们将不同业务线行之有效的实践经验产品化,沉淀到效能平台工具上,解决了不同团队间标准不统一、重复造轮子的问题。

每个月我们会进行一次全公司范围内的月度规划,提高规划效率,透明各个业务线的月度计划,协调跨部门资源的安排问题。

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月度规划示例

通过效能平台,记录过程中各类的生产数据,实现产能透明,识别资源瓶颈和协作问题,为改进和决策提供数据依据。

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数据统计 - 项目生产周期示例

除了通用的效能平台以外,我们也会开发一些脚本工具,作为工具体系的补充和支撑,提升 PM 的风险意识。如“项目集管理小工具”:按照业务线的维度汇总进行中的异常项目,通过“一键拉群”功能把对应项目的 PM 自动拉到一个群里,提醒 PM 关注项目的异常情况,通过群聊的形式快速地解答小伙伴的一些疑惑和问题。

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项目集工具 - 后台示例

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项目集工具 -PM 沟通群

通过企业微信推送效能平台消息提醒的方式,定期将项目状态的变化情况、需要及时处理的待办事项,按特定的规则自动发送给对应的小伙伴、TL(Team Leader)或者项目沟通群中,来提升消息的触达率,大大的提升了大家对待办事项的感知。通过处理时效可视化的方式,推动多部门协作的待办事项高效落地。

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机器人消息提醒

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机器人项目状态更新提醒

2.4 复盘沉淀常态化

有赞有很好的复盘文化。复盘不仅是对项目进行一个有仪式感的回顾,从项目的结果、协作和过程管理等方面进行回顾,分析问题的关键点,记录必要的 Action 进行改进和提升,还能够让参与复盘的人员在项目管理及专业技能方面有所收获和学习。

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系统思考方法复盘

2.5 激励形式多样化

每两个月一期的霸王龙奖(霸王龙是有赞的吉祥物,也是有赞程序员文化的代表),公司会从创新、效率、价值观等不同维度评选具有代表性的个人和项目团队,为他们颁奖与喝彩;每个月,部门内部也会评选“月度之星”,用来发现和更好的鼓励部门内优秀的同学,用不同的奖励形式来肯定小伙伴的努力。

「零售供应链垂直小组打破了跨产品,中台,前端,后端,测试等不同职能协调的低效环节,以 feature team 的模式运行,将各种角色的同学组织在同一个供应链目标下,使每个参与项目的同学都了解业务,关注业务,将沟通收敛在团队内部,不断的磨合形成了团队的默契,达到了提升效率的目的,项目延期比例、需求生产周期等低于零售平均水平。」
—“霸王龙 - 同心协力”项目奖的颁奖词

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“霸王龙 - 同心协力”项目奖

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霸王龙 - 优秀个人奖

2.6 组织培训深入化

我们会以趣味工作坊的形式,让大家切身投入到项目管理的情境中,感受管理的魅力,也会通过“起码大学”等不同形式的公开课,以组织文化影响力的形式,进行项目管理相关的知识授课。影响更多非产品研发的小伙伴了解项目管理文化和氛围,让项目管理思维渗透到组织的各个角落,帮助不同岗位更加高效的合作。

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起码大学授课现场

三、尾声

六种方法,源于人和事两个基本单元,在实际场景应运而生。是“有赞客户 - 客户诉求”、“有赞组织 - 需求全生命周期”、“个人 - 协作闭环” 三个角度的实践缩影。我们没有拘泥于项目管理专业领域内的方法或者理论框架,在实际的效能改进工作中不断的印证和创新,帮助组织建立和优化全员参与的项目管理氛围,达成自我和组织共同进步的目标。

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