如何在项目管理中进行「系统思考」之一

阅读数:1 2020 年 3 月 18 日 19:54

如何在项目管理中进行「系统思考」之一

系统动力学(System Dynamics)是一门以 系统思考 为基础、并结合了计算机仿真模型的理论。该领域的研究起源于美国麻省理工学院杰伊•福瑞斯特(Jay W. Forrester)教授的名著《工业动力学》。由于初期它主要应用于工业企业管理,故称为工业动力学。随着该学科的发展,其应用范围日益扩大,遍及经济社会等各类系统,故改称为系统动力学。[1]

一、入门导读

说到系统思考,就不得不提全球著名的系统思考大师 德内拉•梅多斯 (Donella H. Meadows),她师从“系统动力学之父”杰伊•福瑞斯特,同时也是 “学习型组织之父”彼得•圣吉(《第五项修炼》作者)的老师。由她牵头撰写的研究报告《增长的极限》(1973 年),运用系统动力学的方法来研究人口、资本和技术的发展给人类生态环境带来的影响,一经问世就引发了社会各界对其观点和系统思考方式的广泛探讨。而《系统之美》,则是她对系统思考的毕生积累,是一本了解系统思考的启蒙读物,深受笔者喜爱。

而《系统之美》的译者 邱昭良 ,是南开大学管理学博士,PMP,中国学习型组织网( http://www.cko.com.cn )创始人,致力于推动学习型组织与知识管理、系统思考在中国的研究与实践。除本书外,其他译著《U 型理论》、《系统思考》也均广为流传。另著《如何系统思考》,是作者「对系统思考基本方法和工具操作的 系统思考 」,也是一本值得边读边实践的好书。

如何在项目管理中进行「系统思考」之一

1.1 全书框架

纵观《系统之美》一书,第一部分是对系统概念的科普,简单介绍了系统的结构和行为,搭建了一些简单的系统模型,让我们对系统思考有一个初步认识。

第二部分深入分析了系统的 三大特征 (适应力、自组织、层次性)、 六大障碍 (表象迷惑、线性思维、系统边界、限制因素、时间延迟、有限理性)和 八大陷阱 (政策阻力、公地悲剧、目标侵蚀、竞争升级、富者愈富、转嫁负担、规避规则、目标错位),引出我们系统思考的目的和方向。

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第三部分则介绍了如何通过杠杆点影响系统的 十二大变革方式 (数字、缓冲器、存量 - 流量结构、时间延迟、调节回路、增强回路、信息流、系统规则、自组织、目标、社会范式、超越范式)、以及与系统共舞的 十五大生存法则 (跟上节拍、袒露心智、信息透明、丰富表达、关注重点、获得反馈、整体利益、注重倾听、界定职责、保持谦逊、拥抱复杂、时间因素、打破规则、扩大范围、守住底线)。

1.2 系统思考能解决什么问题?

  • 只见树木,不见森林。
  • 只看眼前,不看长远。
  • 只看现象,不见本质。
  • 头痛医头,脚痛医脚。
  • 本位主义,局限思考。

二、一个简单的系统

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上图是是生活中的常见景象:一个 浴缸 ,以及可以往浴缸中注水的 阀门 和让浴缸中的水流出的 排水塞 。浴缸、阀门、排水塞三个元素,就组成了一个最简单的系统。那我们想象一下,这个系统日常是怎么运作的呢?

场景一:准备洗澡,就要把浴缸里注满水。一般操作是:关闭排水塞并打开水阀,过一会儿浴缸就满了,然后关掉水阀,就可以泡澡了。

场景二:洗完澡,就要把浴缸里的污水排掉。一般操作是:打开排水塞,过一会儿浴缸就空了。

前面两个场景我们通过控制水阀或排水塞,来达成浴缸里有没有水的目的,那接下来咱们开个脑洞:如果水阀和排水塞同时打开,会是什么样子呢?

场景三:水阀开得足够大,而出水口被排水塞堵住了一部分,于是,注入浴缸的水量就会大于从出水口流走的水量,浴缸就会慢慢地注满水。

场景四:水阀开得小,而排水塞完全打开,于是,注入浴缸的水量就会直接从出水口流走了,浴缸将一直都是空的,无法蓄水。

根据上面的例子,浴缸是一个盛水的容器,通过它可以看到蓄水量,所以我们把它叫做 存量 ,而水阀和排水塞,则是调整浴缸水量的管道,我们把它们叫做 流量 (分别是流入量和流出量),整个系统本质上就是一组「存量 - 流量」的关系。我们再把这个系统抽象一下,得到如下的一张图,就道出了系统思考的本质:如何通过调节流入量和流出量来控制存量。

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三、一个复杂的系统

相比于小小的浴缸,生态系统则是一个庞大复杂的系统,令人望而却步。但从系统思考的角度做分析,其本质上它也是存量 - 流量关系的集合。比如,我们观察食物链,某种动物的保有数量(存量)取决于:a. 种群繁殖(流入量),b. 自然死亡和被捕食(流出量)。大道至简!

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四、系统的三个特征

4.1 适应力

系统内部结构存在很多相互影响的反馈回路,正是这些回路相互支撑,即使在系统遭受巨大的扰动时,仍然能够以多种不同的方式使系统恢复至原有状态。

简单地理解,就好比一个弹簧,在它被施加外力时,就会变形压缩,而一旦外力消失,则发生振动,一段时间后又恢复到原始状态。而系统受到外部因素影响时,内部也会有一些机制来触发进行调整,尽快适应,确保其不会崩溃。

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回到到刚才生态系统的例子。人类对环境影响巨大,据可靠的研究表明,世界上大约每一小时消失一种动物,大约每分钟消失一种生物,从系统思考的角度,是非常堪忧的(这方面的思考《增长的极限》中介绍得更充分)。而生物的多样性,则确保了生态系统内具有充足的反馈回路(比如:丰富的食物链结构)。反之,如果某个生态系统只有一条食物链,而链条上的各级生物均只以下游唯一一种生物作为食物来源,那任何对该生态系统的影响(比如:疫病、火灾、外来物种入侵),食物链很容易断裂,于是,整个系统也就崩溃了。

结合我们的工作,所在公司也可以看成是一个系统,过程改进就好比是一个外力,对组织施加影响,并希望它按我们所期待的结果作改变和适应。

4.2 自组织

系统具有塑造自身结构、生成新结构、学习、多样化和复杂化的能力。

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说得高深一点的话,系统是可以自我进化的。系统的运转并不是一个机械的重复过程,而是基于简单的规则,伴随着一定的随机性,并受系统复杂度的影响,进而产生新变化的过程。继续浴缸这个简单的例子:浴缸里的水注满之后依然没关水阀,则水会从浴缸边缘溢出,使浴缸系统新增了一个流出通道,模型变得比原来更复杂了。而基因突变,则是一个复杂系统自组织的例子,它是受外界环境条件影响或生物内部因素作用而造成的对基因碱基序列(系统)的影响。

我们在敏捷实践过程中经常会强调自组织的重要性。的确,一提到自组织,眼前就呈现出一副生机勃勃的美好画面。Scrum 框架中的基本动作也是一个引导团队逐渐自组织的过程(比如:回顾会、跨职能、价值驱动)。

与笔者曾经供职的传统 IT 企业相比,互联网公司体现了强大的自组织活力。在传统 IT 企业,一套制度贯彻到底,基层无差异执行,显得机械和呆板。而在互联网公司,我们会更强调不同团队的成熟度,先对齐规则背后的理念,再在不同业务线上因地制宜,让组织自行形成约定,努力达到求同存异的效果。

4.3 层次性

在新结构不断产生、复杂性逐渐增加的过程中,自组织系统经常生成一定的层级或层次性。

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果把人体当做一个完整的系统,是可以划分为不同部分的(八大系统):运动系统、神经系统、血液循环系统、呼吸系统、消化系统、生殖系统、泌尿系统和内分泌系统。这八大系统就是人体的子系统。进一步,如果我们研究整个人类社会,那每个人、每项人与人之间的关系,则都是人类社会的子系统。

正所谓:系统之上有系统。根据我们要分析的对象,来决定识别系统的层次,抓住问题的主要矛盾,而非胡子眉毛一把抓,甚至本末倒置。这一点在对过程改进工作者来说尤为重要:组织是一个复杂的系统,问题往往贯穿于组织的始终,一定要识别各个层级,以及区分问题在不同层级的表象,进而在不同层级采取不同的改进手段,以达到既治标又治本的效果。

五、小结

总的来说,系统思考作为一项思考的工具,弥补我们思维在时间纵深、思考广度及深度的局限性,避免局部优化,防止刻舟求剑。笔者深刻感受到,系统思考对于理解世间万物运行机理都非常有用,并不仅限于某个特定领域,是一种透过现象看到本质的终极思考方式。笔者时常将这项工具运用和实践到工作中,提升项目管理和过程改进工作的能力范围,行之有效。如果读者对系统思考也有兴趣,欢迎加入有赞 效能改进团队 ,请将简历投递至:feijie@youzan.com,我们共同探讨和实践。

[1] https://wiki.mbalib.com/wiki/ 系统动力学

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