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线上远程办公第一天,你掉线了吗?

  • 2020 年 2 月 03 日
  • 本文字数:3795 字

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线上远程办公第一天,你掉线了吗?

线上远程办公的第一天,不知道各位使用的远程办公工具还流畅吗?工作效率怎么样?


为防控新型肺炎疫情,国内不少省市号召延长假期,各大互联网公司积极响应。根据此前公布的互联网公司复工时间表,大部分互联网公司选择将假期延长至 2 月 2 日,2 月 3 日至 2 月 7 日在家办公,2 月 10 日正式上班。线上远程办公的第一天,不知道各位使用的远程办公工具还流畅吗?工作效率怎么样?


远程办公第一天,你掉线了吗?

线上开工第一天,从早上 9 点开始,各大办公软件迎来流量高峰,朋友圈里各大协作办公工具卡顿的消息瞬间刷屏。钉钉消息迟迟显示未读,视频会议卡顿;其他线上工具也出现了不同程度的问题。企业微信也出现崩溃,许多网友吐槽:全国远程开工第一天,企业微信就炸了,然后发现腾讯 10 号才开始办公。不过 QQ 倒是被网友评为今日视频会议的最佳神器。



钉钉一位企服顾问在回复用户反馈时称:钉钉视频服务器正在扩容以承载更多并发多方会议支持。作为一款 ToB 产品,钉钉的业务场景与 ToC 的 IM 产品有很大区别,架构上也有所侧重,对于可能的大流量冲击本已有所准备。比如在节日场景下,一些大群的消息发送频率过高,可能超过系统整体容量,影响 IM 系统稳定性。如果对每个群设置较低的发送阈值,系统又没有完全发挥出容量,从而提供足够流畅的用户体验。针对这个问题,钉钉设计了一种智能限流的方法,当总体流量超过系统阈值时,自动根据当时情况对消息发送频率相对较高的大群进行限流。


即便如此,钉钉、企业微信可能也没有想到今天会迎来如此大的线上流量冲击。截至发稿时,各方软件已经开始陆续恢复。


远程办公软件的状态足以反映出今日线上开工企业之多,而这次远程办公也曝光了不同企业遇到危机事件时的态度。


裁员、监工:远程下的企业百态

线上办公,除了使用钉钉进行沟通外,还涉及到文档协作、视频会议、任务管理各个方面,工作怎么协同是个问题。


在家办公,在国外的名字叫 SOHO(Small Office,Home Office),在 IT 界并不是一个生僻的词,有不少大企业有这样的职位。2017 年前后的数据统计显示,IBM 有将近 40% 的雇员都是 SOHO 一族。在 IBM 之后,Google、Facebook、Yahoo 等一众硅谷巨头也加入了 SOHO 办公阵营。企业节省费用,员工得到自由,这种办公方式在全球越来越受欢迎。


但是在疫情之下,“全民”远程办公却是个创举。现在很多企业被动参与,也有很多员工并没有远程办公经验,那企业和员工双方都是如何应对的呢?


先说说我们 InfoQ 自己的研发团队吧。InfoQ 研发团队的同事表示:“除了上午有一阵钉钉的消息同步有问题,剩余别的都没问题,毕竟我们前几天都小范围预演过了,做了相应的调整和方案来应对远程办公。”


年前没有预料,年后却需要就地工作的 IT 人有不少,清除掉各种干扰外,还得配备出合适的工作条件来。InfoQ 采访到一位某“四大”员工,他在重庆家中上班。办公条件是一台电脑,通过客户 VPN 登录系统。他遇到的问题是远程办公,负载太高,但是 VPN 上不去,邮箱也收不到邮件,最重要的是电源线忘带了,还在想办法解决。


在回答是否觉得远程办公对自己工作有影响时,他表示:”比如现在要迁移平台,因没有带电脑的员工较多,所以项目上电脑和 VPN 都缺,而且没办法集中开会研究解决方案。肯定有影响,这种情况下肯定要去现场才能完成。“


另外一位身处青海西宁的”某新零售平台“员工在接受 InfoQ 采访的时候表示:”我基本上没遇到啥问题。”



(该员工的工作台照片)


并表示很享受远程工作状态:“在家舒服啊,不用考虑工作之外的事,但是对于国内厂来说,在家办公是新的尝试,所以一开始签到机制会比较严格,和国外的在家办公相比还是有些差距的吧。”


相对员工,开展远程工作的企业,却各有各的做法。


InfoQ 采访了一家做直播产品的企业,谭总(化名)告诉 InfoQ:“我们没有用远程办公工具,就是靠自觉。写代码的写代码,做设计的做设计,制定目标任务,各自完成。不自觉的人,将来会被淘汰。**远程办公是老板筛选人的一个机会。个别员工肯定会偷懒,不过偷懒带来的结果是被优化掉。**IT 行业很多时候就是一台电脑的事,不存在办公条件太差从而影响工作的事情,用输出就能看到有没有在偷懒。”


一位保险公司的 IT 员工在接受 InfoQ 采访时表示:“之前基本只有 IT 员工需要使用 VPN 进行远程工作,如今所有员工都需要连接 VPN,导致负载过高,非常慢。由于突发疫情影响,导致保险业务营收受到影响,但工资还需要照发、各类 IT 设备和机房也需要维护,成本高昂,这种状态对公司发展非常不利。”


通过脉脉平台,我们得知有企业要求全天开放摄像头,并且还需要“早上打卡,发工作计划,晚上发总结,每天写日报”。



阿里巴巴也提出了要求:“每天两次打卡,增加每天晨会和日报,工作时间要求 10 分钟内必须响应钉钉,其他时间必须 30 分钟响应。”


远程办公的核心是工作进度,可以要求及时提交代码或输出其他成果来判断工作效率,但全程开放摄像头却是一个“管理上的信任缺失”问题了。


怎么让大家在远程条件下做好工作?我们也整理了一套要点指南。


除了工具,远程办公还要注意什么?

除了必备的硬件工具和稳定的信号接收保障之外,远程办公需要注意的地方还有很多,但关键的点就那么几个。


首先,最重要的是信任和认可,在这种必须要使用远程协作开发的模式下,一定要让团队里的所有人认可这种模式,如果不认可,就很难有好结果。而公司也需要给予员工足够的信任,远程办公由于都在线上,无法进行面对面交流和沟通,所以对同事委以信任十分重要。由于团队成员性格的差异化,沟通种稍有偏差就容易产生误会。这时就需要相信同事的立意点是公正客观的,存在质疑应立即进行沟通,不要心存疑虑,相互猜忌。


其次是合理的规划。远程协作,需要对工作任务按照迭代版本和功能合理划分。高效的协作办公就是要有取舍和权重观念。了解事情的重要程度,合理规划优先等级,知道需要做什么,怎么做更高效,与团队成员达成共识。此外,规模越小的团体在执行工作目标时的效率也会更高,这是因为省了很多中间环节,省去了不必要的繁琐沟通和汇报,多一个人的参与就意味着多一份沟通成本。


不同的部门,工作中需要协作的程度也不一样。内容部门的线上协作程度其实并不高,每个编辑完成好自己的稿件将信息及时同步就可以。但例如营销、技术等协作程度相对较高的部门一定要做好异步编辑和协作工作。比如技术团队要从零开始一个项目,那么可能需要几个人共同将代码框架和结构搭建好,随后协作同事将内容填充完善,借助石墨文档和 GitHub 这样工具让协作更加高效。


然后是选择合理的远程协作工具,轻量级、服务稳定且可以保证全球的访问速度。当然,这些工具可能会因为员工的分布、公司的规模等因素而有所不同,以 PingCAP 为例,这家公司的员工呈现全球分布的特点,建立伊始就在践行远程办公文化,其联合创始人兼 CTO 黄东旭分享了几个可选的工具以及实际的研发工作流:


  • GitHub:代码托管,公开的 RFC,社区 Issue 反馈,产品发布,Code Review 等。

  • Zoom:在线会议。

  • Slack:即时通讯,机器人消息中枢。

  • 微信、企业微信:即时通讯(没错,我们两个都用,但以企业微信为主)。

  • 在线文档:文档协作,幻灯片,表格。

  • 邮件,日历。

  • Confluence:内部的文档,包括已成型的设计文档(如内部的 RFC 文档),Wiki 等。

  • Jira:Bug 和 Milestone 跟踪。

  • Trello:看板,记录一些重要客户和事件的备忘。

  • Jenkins:持续集成,daily build。


研发工作流:


  1. 假设我们需要做一个新功能,从构思开始,可能第一个会使用的工具是在线文档,负责的同事会草拟一个文档,将大致的想法在其中描述,然后通过 Share 的功能,分享给相关的同事,大多数时候这些设计文档都会 share 到所有的工程师都会在的邮件组里,任何人都可以上去评论或者编辑。

  2. 文档经过沟通讨论定稿之后(沟通环节我会在下面一节重点介绍),会同步到 Confluence 和 GitHub 中(如果可以公开的话,英文版会发到 GitHub 上)。

  3. 接着该项目将被拆分成多个子项目,通过 JIRA 分配到具体的人,完成后直接提交到 GitHub 上,项目的该模块的 Reviewer(也包括 Maintainer)会参与 Code Review,收集到两个 LGTM(Looks good to me) 并通过各种持续集成工具的测试后,最终合并到主干。


最后,让所有工作成果可见,并定期进行复盘也是很重要的。远程办公对协作和沟通存在一定影响,而且由于各自分散的办公条件可能不少人会忽视复盘的重要性。远程期间,哪些工作做完了,哪些工作还没有做,哪些工作效果欠佳需要优化,哪些工作行之有效,这一列问题需要进行及时复盘和跟踪。复盘能够知道在远程办公过程中存在哪些薄弱环节,如何打磨细节,不在同一个问题上重复犯错。


由于远程办公缺乏一定的监管和监督,且身边没有同事沟通多少会产生孤独感。因此强大的自我管理能力是远程办公成败的决定性因素。团队中的每个人需要明确自己所承担的工作目标,制定 deadline 机制,还可以借助番茄钟、日历等个人时间管理工具合理规划工作时间。同时,在生活中要保持规律的作息习惯,个人生活习惯的自律是工作自律的基础。


结束语

对于很多企业,尤其是中小企业来说,之前从未远程办公过,所以心里没底,不知道应该制定什么样的规则、流程,也不知道应该采用什么样的远程办公工具。InfoQ 编辑部为此特别汇集了很多有远程办公文化、基因的企业的经验,供大家参考。最后,希望所有公司、所有人都可以平安渡过难关。


专题:《中小团队如何远程办公?看这几篇文章就够了》


2020 年 2 月 03 日 16:094709
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赵钰莹 InfoQ高级编辑

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