给人们爱上远程会议的理由

阅读数:473 2007 年 12 月 26 日 07:20

当我第一次开始远程电话会议时,还是在 1997 年,从 Dallas 到 Palo Alto。在参加的那些会议中,我几乎总是唯一的远程参会者。不过,在最近这几年里,一个会议中每个人都在不同的物理位置,这样的状况已经越来越普遍了。 虽然严格的敏捷过程希望所有的团队成员都可以在同一个房间中工作,因为这样可以提升协作效果,然而这并不是总可以做到的。比如,你不能说服那个 Ruby 编 程牛人到 Cleverland(或者其他你所在的什么地方)来,要想与这位天才一起共事,你必须彼此远程工作。越来越多的项目为了解决不同方面的问题,要 充分发挥全世界不同地理位置的人们的才干,而且这种趋势看来短期之内不会结束。因此,掌握了有效举行远程会议能力的人就比其他人更有可能拿到管理层分配的 红包啦。

所有的远程会议提纲生而不平等

无论你的会议是否是远程的,将带有序号的会议提纲随着会议邀请发送总是一个不错的实践。这可以告诉大家会议上要讨论的议题,并给出可以根据实际情况 调整的会议结构,因为要明白无误地告诉大家为什么他们应该花费他们有价值的时间来参加这个会议。对于远程会议来说,提前传递这些信息,特别是说明为什么大 家要参加这个会议,相对面对面的会议来说更为重要,为什么呢?

如果你曾经在远程会议上走过神儿,去做诸如检查橄榄球出场名单和迷失在 Wikipedia 之中这样“重要”的事情,请你举手。当然,我就曾经这样做过,并 且产生了负罪感。你会在一个面对面的会议中做这样的事情么?当然不会,其他的与会者会很容易发现你的眼睛总是盯着你的笔记本电脑的屏幕,而不是注意会议上 说了什么。

 给人们爱上远程会议的理由

(嗯?啊,这不是橄榄球的出场名单么?)

由于更不容易被发现,相当于面对面会议,人们更容易在远程会议中将注意力放在别的地方。有鉴于此,你不止要将会议提纲公之于众以让与会者明白他们为什么要参加会议,而且要按顺序介绍这些提纲,并反复引用它们,以帮助与会者知道什么时候应该集中注意力。

更有意识地控制会议进程

当你在电话中表现得非常强势的时候,要在远程会议中以经过小心措词和组织的会议提纲为核心是很困难的。由于没有视觉线索(visual cues),作为会议的推动者,要想打断那些想要掌控会议的参会者就更加困难。除了要以会议提供为中心之外,你还要给安静的参会团队成员们同样的发言机 会。

《蝇王》一 书中,书中的角色通过构建下面的规则克服了类似的问题:谁拿到了指定的海螺壳,谁就可以发言。你可能必须要成为一个强势的会议推动者,并使用一个虚拟的海 螺壳,将其传递给所有的与会者,并分配给每个人5 分钟的发言时间,让他们畅所欲言。会议中相对寡言少语的人可能会放弃他们的发言时间,不过更喜欢发言的人 们就不会太过于脱离你的会议提纲中给出的提议了。应用这个策略时,使用即时消息工具来让人们开始或停止发言,也是个很有效的实践。

后勤方面的挑战

要想保住一个好的会议室是很困难的,因为管理层总是要占住不放;同样地,远程会议也有自己的后勤问题要解决。根据其本身特性,远程会议有可能会包括 涉及多个时区的人。作为会议的领导,你要保证参会的每个人都以一个合理的当地时间来参加会议。对于一些参与者会跨越 12 个小时并且反复进行的会议来说,要 轮换会议开始时间,以避免总是影响同一个人的个人生活来参加会议。

基于你的电话系统的工作机制,要保证会议同时具备付费和免费两条电话线路是个不错的主意。比如:如果每个人都在远程办公室中参会,一个免费的电话线路省不了什么钱。如果有人是从类似旅馆之类的地方打电话参会,那么为一个免费的电话线路多付点钱就值得了。 不管使用什么何种桌面共享解决方案,都要把连接信息发送出去(不管是 URL,IP 地址或是其他你的软件需要的信息),要么随着最初的会议邀请,要么是在会议开始几分钟之前发送一个更新版本。没有什么比下面这个用到 NetMeeting 的场景更糟糕的状况了。
【你拨号进入,激活了会议线路,并试图开始后续过程,可其他人却来晚了。】

你:大家好,欢迎来参加会议。我有些幻灯片要给大家看,让我告诉你们我的 IP 地址,这样大家都可以通过 NetMeeting 看到这些幻灯。我的 IP 是 32.42.……

你:你好,刚刚加入的是谁?

Dwight:是我,Dwight。能告诉我你的 IP 么?

你:是的,我正要跟大家说……

Ryan:大家好,我是 Ryan。来晚了很抱歉,网站刚才挂掉了。能告诉我 NetMeeting 的 IP 么?

你:当然,是 32.42.33……

就是这种状况,我曾经参加过一个持续了一小时的会议,前十五分钟一直都在处理类似的事情,这让我没能赶上参加下一个会议,而且因为迟到,我也导致了类似状况的发生。先把桌面共享相关的后勤工作做好,给别人省点麻烦和时间吧。

桌面共享可用技巧

类似于将你的笔记本电脑连接到投影仪之上,一个远程会议通常要使用某些特定的桌面共享软件。Microsoft 的 NetMeeting 是一个常用的 选择,因为它被绑定到了大多数版本的 Windows 之中,并因此而免费。使用它有一个副作用:在默认模式中,会议的主持人和第一个加入者会收到其他每个希 望加入会议的人员的接受请求。如果这两个人没有注意到这种状况,而且忘记了打开“默认接受”选项,就会导致会议的延迟。

作为最佳实践之一,会议的推动者要先将 NetMeeting 设置为“主持”模式,并在会议开始前几分钟打开自动接受请求选项,以避免类似的困扰。

 给人们爱上远程会议的理由

同时,NetMeeting 会搞乱你所共享的应用程序的颜色设置。对于你看起来是蓝色的屏幕,在连接到你的其他人处看起来可能是浅绿色的。所以,当 你在说类似“那个蓝色的盒子代表激光剑”的话的时候,别人都看不到蓝色的盒子,这会让大家感到困惑。类似的,要注意网络可能会造成延迟现象,导致桌面共享 系统上展示出来的你在本机上的鼠标和键盘动作,不能与你的口头描述同步。

另一个小窍门就是尽可能不要共享你的整个桌面。如果这样做不可行,那就关闭你正在运行的电子邮件和其他即时聊天工具。我曾在参与的一个会议中看到,某个没 有参会的人向共享桌面的人发送了一条即时信息,其中对某个参加会议的人有不敬之词。消息发送者认为他发送的是私人消息,但很不幸的是,被他所诽谤的人看到 了这条消息。很明显,你不希望发生这种状况,而且你也不想让别人看到你的电子邮件,比如其中提到了你为某个难堪的身体病症所做的挂号现在可以去求诊了。

最后,虽然 NetMeeting 是个很棒的工具,但是它会有容量上的问题,因为它使用你本地的电脑来将所有的信息发送给其他与会者。当你们彼此之间的地理 距离不同时,我发现:当参会者到达 12 个以上时,网络传输会有很明显的性能衰减。有很多种不同的在线工具可以完成同样的工作,不过需要强有力的服务器的支 持。不出乎大家所料,我偏爱使用 HP Virtual Rooms ,尽管我不是创建团队的一份子,我还是要说这是一个非常有效的解决方案。

成为一个更好的远程会议参与者

如果你并不主持任何远程会议,而只是作为参与者呢?首先,要抵抗住走神的诱惑——要认真参加讨论。如果有其他特别重要的事情分散了你的注意力,向会议推动 者发送一条即时消息,以告诉他们你需要暂时分散下注意力,说明这样做的原因,并让他们知道什么时候你可以重新回到会议中。

即时聊天工具可以用于其他用途。正像一开始提到的,你可以使用它来请求暂时的干扰。在大家就某个问题展开争论时,你也可以用它来与其他人人沟通,产生偷偷 谈话的效果。我发现这一点特别有用,如果我知道有两、三个人的意见与我一致,我们大家可以就接下来讨论什么达成共识,而不必向会议中的其他参与者泄露任何 消息。

最后,要准备好你要展示的全部资料。没有人希望看到你为了找到要向大家解释的图,而在文件目录中苦苦搜寻。对于会议推动者分享整个桌面的规则在此处同样适用。

最后的想法

随着劳动力的不断全球化,远程会议变得越来越普遍。知道如何推动远程的互动过程而不是让自己看起来像个白痴,这个技能非常关键,而且当我们继续在分布性更强的集团公司中工作时,其重要性变得越来越大。

不妨回顾一下要考虑的一些问题:

  • 在会议开始前,向大家分发带有序号的会议提纲,这样可以明确表明为什么每个人的参与都是必要的,而且大家会在会议过程中遵守它。如果没有给人们一个好的理由来参加会议,他们很容易就会走神。
  • 由于无法用身体语言和面部表情来帮助你打断喋喋不休的发言者,要使用某种系统来保证每个人都有发言的机会。
  • 在会议开始之前,要明确知道你的桌面共享连接的后勤信息,这样当会议开始后,你就不必花费更有价值的时间来同步每个人的参与了。
  • 不要共享你的整个桌面,如果不能避免的话,要知道你在进行演示时,会议参与者可能会发现颜色上的差异,或是网络延迟。
  • 要做一个好的参与者,积极投入会议中。当你必须要临时转移注意力时,要使用即时聊天工具来警告会议推动者;或是就手头的话题要去其他人展开临时讨论时,也可以使用即时聊天工具。

你怎么看?在主持或是参与远程会议时,你的最佳实践是什么?我有落下什么内容么?我哪里说错了么?

关于作者

在 90 年代中期,Pete Johnson曾创建了 HP 内部的第一个 Web 应用,接下来他曾与遍布全球的 400 多个工程师一起工 作,为出版物撰写技术文章,在贸易展交会上演讲,并积极参与 HP 的大学招聘活动,目前他是 HP.com 的首席架构师。他的 blog 是关于如何提升技术人员 的非技术技能以加速工程师的职业发展,地址是 http://blog.nerdguru.net

查看英文原文: Offer People Reasons to Love Your Remote Meetings

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