写点什么

如何提升「会议效率」

  • 2020-03-18
  • 本文字数:2726 字

    阅读完需:约 9 分钟

如何提升「会议效率」

在阅读本文前,请读者统计一下,你近期参与及主持会议的时长,并计算出会议在你工作总时长中的比重。


会议本身并不产生价值,而执行会后达成的结论并成功拿到结果,则会创造价值。本文的目的不是帮读者消灭会议,而是希望通过探究会议的目的及合理的组织形式,试图把你从冗长低效的会议中解放出来,让会议的价值最大化。

一、为什么要开会?

1)知识型社会的发展进步

信息技术的革命,带来社会形态的变革,使我们从基于资本、土地和劳动力的社会,转向以知识作为主要资源、以组织作为基本结构的社会。

2)组织内外部环境复杂性的迅速增加

随着社会的不断发展,社会分工越来越细,知识领域越来越多。组织内的发展亦是如此,没有人能掌握所有细节,没有人能独立完成一项具有较高复杂性的工作。



于是,需要将掌握不同技能的知识工作者召集到一起,共同协商解决。


笔者认为,会议的目的,是为了消除组织中各成员在协作过程中出现的误解和失调(并导致混乱的)现象。


然而,由于「团队」的合作通常都是临时性的,就会出现目标模糊、工作方式不统一、责任感缺失的现象。为了共同协作解决复杂性问题,就需要组织各种会议、花大量的时间进行调频。

二、如何开会最高效

一言以蔽之,「用项目管理的思维来管理会议」,能让会议收到意想不到的效果。


笔者将整个会议的管理过程,用「会议生命周期」的形式来进行划分,可分为三个阶段:会前筹备、会中管理、会后跟进。


2.1 会前筹备

除了通常会用到的「时间」、「地点」、「人物」(参会人员)、「事件」(会议主题)这四个元素之外,我们还要识别会议的「类型」(四类会议,详见下文),并像在项目管理中做 WBS(工作分解结构)一样,收集整理并筛选出紧扣主题的「议题」及每项议题的「负责人」,且要求其评估该项议题的「时长」,以便把控整个会议的总体议程。


如果部分议题涉及文字材料,则要确保它们被提前分发给参会人员,并预留出充足的阅读时间,避免参会人员在会上不知所措,进而迫使主持人临时变更计划,影响会议效率。


如果部分议题需要与会人员做决策或参与行动,那就务必要确保已在会前与之进行过意见交换,以便在会上能快速达成一致,或有针对性地进行磋商。


2.2 会中管理

严格执行时间表。作为一名项目经理,对时间和计划都是比较敏感的。所以,严格执行会议筹备阶段制订的议程,能确保会议的时长和节奏可以得到有效控制。举个旁证:有赞项目经理「不务正业」,已经连续管理了两届公司年会「项目」。


礼貌但严格地管理讨论。对预设了讨论环节的议题,组织和引导参会人员有序讨论,并确保讨论的内容是在议题的范围之内,当有人跑题时及时阻止。对计划外的讨论,要视会议盈余时长(一般来自部分议题提前结束)而定。如果会议安排本就比较紧凑,则务必阻止并建议留作下次会议的议题。


密切关注所有的发言要求。会议主持人尽量避免参与具体议题的讨论,把关注点放在对整场会议的管理上来,确保每个人都有表达自己观点的机会,并对所有观点都保持中立。



留出充足的会议间歇。如果会议的议题比较多,就需要中途留出时间,供大家喝个水、上趟洗手间或简单走动的机会,也给对议题意犹未尽者私下沟通提供了场合。


争取达成共识。使得「通过会议消除误解并同频」的目的得以实现。尽管无法在单次会议上消除所有误解(且新的误解也会不断产生),但会议主持人要本着求同存异的原则,清除当下阻碍「该团队解决复杂问题」最严重的若干障碍物。


详细的会议记录。基于议程,在每个议题后面记录下各方观点、争议项、已达成一致的结论、行动项和负责人及完成截止时间,在会议结束前当场宣布并做总结陈词,一方面是为了与参会人员当面做二次确认,作为后续跟踪的备忘,另一方面也能让未参会的其他干系人掌握各项工作的推进状况。


2.3 会后跟进

散会并不代表会议结束,会议主持人还要负责继续跟进,确保在下次该主题会议召开之前,每个行动项都已如约履行。具体各议题可以分别由对应的负责人跟踪检查,而会议主持人负责收集汇总,更新到会议记录中,并作为下次会议的遗留话题。


详细的会议记录是会后跟进的基础。


当形势发生变化,导致行动项无法继续执行时,则会议主持人须在议题负责人的示意下,通过留言(或正式邮件)的方式向参会人员及其他干系人宣布终止执行,并更新到会议记录中。


三、有哪些类型的会议

3.1 大型正式会议

比较典型的有:董事会会议、股东大会、年度大会。这种会议通常准备得很充分,执行质量也很高,因为没人想在公司同仁或媒体面前出洋相。但一般会考虑到各种意外情况或 B 计划,故管理成本比较高。而且由于召开频率较低,所以可借鉴的意义不大。

3.2 公司例会

绝大部分的高层管理会议、部门会议或事业部会议都属于此类会议。由于参会人员固定,但召开频率不高(月度或季度),故在此类会议上,希望被纳入议程的议题往往过多,而且议题属性总是混在一起:既要讨论公司的日常运作,又要讨论创新和未来发展。一般都能顺利执行,但多属于马拉松式会议,疲劳感明显,过了生理临界点之后,会议效率迅速降低。

3.3 工作组或跨部门团队会议

此类会议大多由没有经验或忙于事务性工作的团队主管(或项目经理)负责主持,通常准备得很不充分,也较难把握节奏和控制会议范围,会议的纪律性不强,会后对行动项的跟进也比较弱。因此,这类会议总是效率低下。

3.4 上下级之间或同事之间的小型临时会议或讨论

这是最常见的会议,也是准备最不充分的会议,几乎都是「临时起意」的。主持人「随意」召集了相关和不相关人员参会,而当下工作被「随意」打断的受邀人员,也只好「随意」出席会议。大部分情况下是没有会议记录的,参会人员状态涣散,都想急于结束会议并回到之前中断的工作中。故除了参与讨论并唯一在意后续结果的主持人之外,会上口头约定的行动项大都已经被抛诸脑后,执行落地也更无从谈起了。所以,这也是导致效率低下的主要原因之一。


小结

只要组织还在运作,「会议」这项活动就会一直存在。


然而,低质量的会议和糟糕的会议体验,使参会人员丧失了全身心投入的耐心和为会议做贡献的动力。于是,会议渐渐失去价值。没有价值的会议又使得参与人员默默地远离它,甚至频频出现用脚投票的现象,使会议效果和价值进一步恶化。


我们在前文提到,会议有它的生命周期。而从更大的系统层面来看,会议是为组织「解决复杂问题」扫除障碍的一项活动,是「业务生命周期」中的一环。所以,只要组织还保留有该项业务,相关主题的会议就会呈现出迭代式地延续,上次会议的结论和行动项是本次会议的输入和驱动力,本次会议又将为下次会议做铺垫和准备。每次会议的成果都使组织朝着更有利于「解决复杂问题」或「解决更复杂问题」的方向发展。有诗为证:


解决难题组团队,一入会场岁月催。

项管模式渐入轨,效能提升勇夺魁。


让我们行动起来,提升组织效能,从管理好会议开始。


2020-03-18 19:541544

评论

发布
暂无评论
发现更多内容

Dubbo 并发控制

青年IT男

dubbo

【干货分享】开放原子超级链动态内核XuperCore核心技术揭秘

百度开发者中心

区块链 超级链

毫秒级的竞技PK | 电信行业需要的5G速度

VoltDB

大数据 数据分析 5G 实时计算

平台化服务的基石(四):再议用户权限,更优雅的模型

孤岛旭日

用户权限 企业建模

分布式架构的根基:深入浅出一致性算法

孤岛旭日

分布式 一致性算法 PAXOS 共识算法

闲言碎语:为什么阿里做不好业务中台

孤岛旭日

中台反思:提质增效

孤岛旭日

效率 中台 企业中台

分库分表 springboot+dubbo+mybatisPlus+shardingSphere

try catch

dubbo 分库分表 springboot ShardingSphere MyBatisPlus

【签约计划】试用期名单公布

InfoQ写作社区官方

签约计划 热门活动

2021金三银四Java岗大厂面试经验总结(附面试真题)

北游学Java

Java 面试

5分钟速读之Rust权威指南(五)

wzx

rust

GraalVM系列(二):GraalVM核心特性实践

孤岛旭日

GraalVM

生态“群海”:数字化转型的供需之变

脑极体

浅谈前端异常监控平台实现方案

devpoint

异常处理 indexedDB leveldb

520 属于程序员的诗

荩沫

520单身福利

IDEA 这么设置 Maven,再也不用担心依赖下载失败了

楼下小黑哥

Java IDEA

数据挖掘从入门到放弃(六):K-means 聚类

数据社

机器学习 5月日更

浪潮“分布式云+”行动计划持续深化 三大产品正式发布

云计算

中台反思:技术中台的未来

孤岛旭日

中台 低代码 中台架构

区块链与资产数字化

CECBC

北京市级预付费资金监管平台正式上线试运行 内嵌区块链存证技术

CECBC

如何制定战略?

石云升

创业 战略 职场经验 5月日更

作业二:分析微信朋友圈高性能复杂度

刘丽

架构训练营

人工智能基础2 - DAY10

Qien Z.

人工智能 基础 5月日更

Node.js学习 —— 简介

空城机

JavaScript 大前端 Node 5月日更

大话Java异常

若尘

Java 异常 异常处理 520单身福利

实现私域流量的长效积累,一场医美直播背后的数字营销密码

脑极体

GraalVM系列(三):GraalJS多线程实践

孤岛旭日

GraalVM

中台反思:技术中台设计架构

孤岛旭日

中台 企业中台 技术中台

520单身福利|女朋友又找我要礼物

孙叫兽

程序员 520单身福利 520 单身福利

网络攻防学习笔记 Day19

穿过生命散发芬芳

5月日更 网络攻防

如何提升「会议效率」_文化 & 方法_feijieppm_InfoQ精选文章