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如何让敏捷回顾会议更有效果,这样做就对了

  • 2020-05-15
  • 本文字数:2960 字

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如何让敏捷回顾会议更有效果,这样做就对了

摘要:有些团队践行敏捷一段时间后,感觉回顾会议(Retrospective Meeting)时间太长,动辄 2-3 个小时,而且会议上走形式,会后无效果,那么如何才能让回顾会议有效果呢?

背景

有些团队践行敏捷一段时间后,感觉回顾会议(Retrospective Meeting)时间太长,动辄 2-3 个小时,而且会议上走形式,会后无效果,那么如何才能让回顾会议有效果呢?

问题分析

在敏捷十二原则中提到:团队定期地反思如何能提高成效,并依此调整自身的举止表现。所以回顾的目的是为帮助团队定期改善工作,发现障碍和处理问题,从而实现持续改进。回顾想要实现的效果就是持续改进。


回顾会议上走形式,就无法保证改进计划的质量,没有计划后面的环节就都无从谈起。回顾会后没有执行、检查和调整,都会影响到改进的落地,就出现前面提到的会后无效果的情况。综上所述,要想回顾有效果需要具备两方面的条件:


一是可行的改进项,也就是首先要保证改进计划(Plan)的质量;


二是改进的落地执行,包括执行(Do)、检查(Check)和调整(Act)这几个环节。这样才是一个完整的过程,想要有效果就要做好回顾改进的 PDCA。

解决措施

结合回顾的过程,我们首先需要通过做好会前和会中部分来保证产生可靠的计划;其次回顾会后要做好计划的执行、检查和调整来保证落地执行的效果。

第一步:做好回顾的会前和会中工作,保证 Plan 的质量

要保证 Plan 的质量,就要开好回顾会;开好回顾会,可以从会前和会中两个环节来考虑。


会前可以从数据准备、会议设计和会议公约三个方面来考虑。



  • 会议设计:确定回顾的重点。我们的会议不是大而全,而是小而精,要聚焦,在规定的时间盒内(建议 1-1.5 小时)产生可行的方案。会议的流程环节设计是为了保证会议按时完成和让会议有好的氛围,让大家都能积极参与。比如会议开始时的签到活动可以让大家聚焦到会议上,ESVP(Exploer,Shopper,Vacationer,Prisoner)的选择可以了解大家的心态;中间数据收集的时候通过事件时间线、表情图可以让团队对迭代情况建立共同背景,通过头脑风暴可以帮助大家发散思维,通过投票排序实现全员参与,共同承诺等等。关于会议的活动方式有很多,团队可以多积累一些。

  • 数据准备:首先要准备迭代内改进情况的度量数据,这是为了回顾的 Check 和 Act 做准备的。其次要准备迭代内的度量数据,根据前面确认的回顾重点来准备数据,数据要客观真实。

  • 会议公约:公约制定最关键的要团队共创,而不是领导或者管理者一言堂。让每个人都参与制定,其实是为了形成团队的承诺,这样增加公约的效力。公约的内容是为了保证会议的顺利进行,比如守时,不玩手机,不开小会等,关键还是要团队共创。


会中可以从引导者要求,营造氛围,改进项确定和结束回顾四个方面来参考。



  • 引导者要求:这是很关键的一个角色,引导者的能力会决定会议时间和会议效果。可以是有经验的 Scrum Master 或者团队成员。在引导的时候注意要中立,不要给出观点,参与讨论,这样会让自己忘了身份,忽视流程和时间的掌控。

  • 营造氛围:会议的氛围影响团队成员的感受,决定他们的参与度和积极性。要营造一个安全的环境,确保团队成员可以放心的说出自己的心里话,不会瞻前顾后、欲言又止。通常参会人建议是团队和 Scrum Master,关于管理者和 PO 或者其他外部人员想要参加,需要看团队的接受度,他们之间是否相互信任。还要营造一个放松的环境,可以准备团队喜爱的零食,还有做好会议设计和选择合适的引导者都会保证好的氛围。

  • 改进项确定:在确定改进项的时候,要团队共同决定,保证全员皆知,形成共识;其次要聚焦,选择可执行的 1-2 项,不要冒进贪多;最后是改进的目标要 SMART(Specific,Measurable,Achievable,Relevant,Time-bound)。

  • 结束回顾:回顾的收尾也很重要。团队可以通过感谢卡的形式相互感谢,或者心流笔记表达感受,让团队成员之间彼此相互了解和感知,这是一个非常好的团队建设时机。还有就是要再次明确会议达成的改进项,并确认负责人,为后续的执行活动做好准备。

第二步:做好回顾会后改进计划的 Do、Check 和 Act,保证改进落地执行的效果

有了高质量的 Plan,回顾会后的 Do、Check 和 Act 也非常重要,每个环节缺一不可。


Do 的过程根据改进内容不同执行方式会有不同,同时在执行过程中增加一些实践,可以提高执行过程的效果。


执行方式按照规则 &纪律类、执行类和障碍类三种改进项类型进行阐述。



  • 规则 &纪律类:需要 Scrum Maser 和团队共同反复重申,慢慢形成团队统一的工作习惯和方式。比如工作项状态的及时更新,开会不迟到等。

  • 执行类:需要团队花费时间去执行,所以要放入 Backlog。比如团队编码规范的改进,需要制定出统一标准,然后全员展开,并且跟踪检查执行情况。

  • 障碍类:是指对团队冲刺形成阻碍的事情,不需要团队成员花时间去改进,可以放入 Scrum Master 的管理清单中。比如 PO 在计划会议前准备好 Product Backlog,团队白板申请等,这些 Scrum Master 要和外部团队去沟通协作,并跟进行动的进展。


执行过程中为了保证效果,可以参考以下几种做法。



  • 可视化改进项:将改进的内容在团队的公共区域展示出来,让团队都清楚当前处在哪些阶段,需要做什么,如何做,注意什么。

  • 设立贡献墙:改进的工作都是迭代任务外的工作,大家关注度可能不同。对改进中积极参与者或者是取得进步大的人要进行公开鼓励,从而去带动大家的积极性,提升改进动力。

  • 预留改进时间:执行类的改进进入 Backlog,就需要预估时间,因此要预留出改进的时间。不能既要求团队全力冲刺完成迭代任务,还要求团队额外做好改进,这是不现实的。某项工作完成的好坏取决于成员的能力和意愿两个方面,首先是需要有意愿,才能保证取得好的效果,不能在已经饱和的迭代任务外强加给团队改进工作,那样即使推行了也不会取得好的效果。

  • 结对实施改进:可以参考 XP(eXtreme Programming)中的结对编程的做法,结对实施改进。通过设立实施人和监督人,目的是保证改进的准时和高质量的完成。实施这个做法的前提还是要团队同意,一言堂强加不可。


Check 是落地执行的总结检查。


  • 可以在执行改进所在的迭代回顾会进行,也可以单独设立改进回顾会。建议在执行改进所在的迭代回顾会,这样可以减少团队会议的频次。会上先对改进回顾,团队可以感受到回顾给团队带来的改变,团队的改进动力和参与度都会得到提升,会让大家对接下来的回顾会有更多的期待,会更有意愿去继续回顾和改进。


Act 是对总结检查的结果进行处理。


  • 成功的经验加以肯定,并予以标准化;

  • 失败的教训也要总结,引起重视;

  • 没有解决的问题,在回顾会上团队决定是否提交给下一个 PDCA 循环中去解决。


所以回顾带来的改进是阶梯式上升。整个 PDCA 循环不是在同一水平上循环,每循环一次,就解决一部分问题,取得一部分成果,团队就前进一步,水平就提高一步。到了下一次循环,又有了新的目标和内容,更上一层楼。如下图所示。



改进是无止境、无终点的,在这个过程中团队会越来越好。最关键是开始的一点点进步。只有让团队看到效果,才会激发参与度和改进动力,让团队坚持去回顾,坚持去改进。敏捷回顾会议对团队非常重要,否则团队就可能在相同的问题上重蹈覆辙。愿我们都能坚持回顾,从一小步开始,不断进步。敏捷路上,你我同行!

参考附录

1、敏捷原则


2、Esther Derby. Diana Larsen.敏捷回顾:团队从优秀到卓越之道


3、Kenneth S. Rubin. Scrum 精髓[M].


4、MBA 智库:戴明循环


2020-05-15 16:431403

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