开发流程中会议的有效性

  • Savita Pahuja
  • 李清玉

2014 年 10 月 2 日

话题:精益文化 & 方法

软件开发项目在整个开发过程中,包括许多不同类型的会议。参与者的态度和认知过程,在这些会议的决策活动中也发挥着重要的作用。但是所有的会议都有富有成效吗?难道我们真的不需要关注会议的有效性吗?

Marie 在移动果园(Mobile Orchard)发表了一篇博客,提到了检验会议有效性和成本的一些方法。

1) 会议时间花费在会前、会中和会后

很多员工会花费相当于 4 个小时的工作时间,仅仅用来准备他们常规的会议。根据Atlassian 的研究,多达 45% 的员工感觉不堪重负,因为他们在短时间内参加了如此多的会议。这个会导致额外的压力,而这个是可以通过要求员工只参加最重要的会议来避免的。这也是为什么一些公司选择通过例如Blue Jeans Network的平台来检查每个会议相关的成本的原因。

2) 头脑风暴也许不能真正地得到层出不穷的想法

根据Market Wired里的描述,如果经理们要求在会议上让参与者头脑风暴,实际上他们可能通过时间盒来限制思考的时间,从而限制了思考的过程。被迫立即拿出有创意的解决方案对你的员工来说是种恐吓。

3) 会议缺乏参与度

很多员工在会议期间同时做多项任务,这就显示了会议缺乏参与度。因此会议结束了效率却很低。Marie 分享了一些支持该观点的统计数据:

根据 Fuse 公司报告,至少有 92% 的员工在会议期间做多项任务。Atlassian公司声明,最少 73% 的人承认他们在做与工作或会议无关的任务。

Marie 提到,因为会议持续时间长,所以就会发生缺少参与度的情况。

这里有一些工具,每个人都可以用来计算会议的成本。这些工具非常有帮助,依据财务数据帮我们发现会议的有效性,并且帮助管理层找出可以使会议在时间和金钱方面更富有成效的方式。

MeetingKing 是一款计算会议成本的工具。只是通过回答一些基本的信息,例如参与人数,参与者的平均薪水和会议时间。我的 MeetingKing 研究结束显示如果经理正确使用会议,则可以减少 25% 的时间花费。

Marie 提到,我们应该尝试使用不同的工具来保持在会议上的专注。只用电话会议是不够的,如果我们可以安排一个视频会议,然后看到每个人的肢体语言,人们会更有可能专注。

会议是有用的,但是必须正确的使用才行。防止没有成效的会议,第一步是把识别并承认存在的问题放在首位。很多问题都可以通过为每一个会议设定明确的期望解决。

尝试其他方法也许会更好,看看是否可以不通过会议来解决问题。如果会议只是针对最重要的话题,并且参与者只有那些关键的人物,他们可以真正地为这个问题做一些手头上事情,那么开这样的会议可以为公司的时间和金钱得到更多的价值。

查看英文原文:Effectiveness of Meetings in Development Process


感谢邵思华对本文的审校。

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