荷兰国家档案馆的 Kanban

阅读数:665 2015 年 11 月 22 日

话题:文化 & 方法

Bianca Griffioen 在 Lean Kanban Benelux 2015会议上发表了演讲,关于荷兰国家档案馆(Dutch National archive)的基础设施和服务部门如何使用 Kanban 可视化、优化和管理工作。

InfoQ 采访了 Griffioen,主要关于他们遇到的问题和为什么决定采用 Kanban,他们如何引进 Kanban 和如何使用它解决问题,团队和利益相关者对 Kanban 的看法和团队从使用 Kanban 中学到的经验教训。

InfoQ:在 Lean Kanban Benelux会议上,您谈到了荷兰国家档案馆是如何采用 Kanban来维护他们的 IT系统和网络。您能描述一下这个过程中他们遇到了哪些问题?

Griffioen:基础设施和服务部门主管的办公室紧挨着团队与系统工程师边上。一天,为了从她旁边的工程师那里获得帮助把事情做好,人们在她的房间前面排成一队。因为如此多的人希望从团队得到一些资源帮助,以至于他们不能真正把事情做好。即使某件事做好了,要么是因为他的叫声最响亮,级别最高,要么是因为他是他们所说的最后一人。

InfoQ什么使得他们决定使用 Kanban他们期望是什么

Griffioen:事实上,我甚至没有特意向他们推荐 Kanban。他们陷入的麻烦太大,以至于他们引入和付诸实施的方法没有一种能够帮助他们摆脱麻烦。团队有一名成员熟悉 Kanban,所以他们决定选择这个方法。

起初,他们并没有过多的指望 Kanban。引入后不久,我们就开始碰到一些我们以前没有意识到的问题。我们一接个一个地解决了它们。重点是他们在哪里真正拥抱 Kanban,他们就在哪里开始感受到它的好处。

InfoQ:您能解释一下团队是如何使用 Kanban的?

Griffioen:所有需要团队完成的工作都被列在了 Kanban 白板上。基于团队处理工作的方式和利益相关者给出的优先级,明确定义了不同的流程。为了跟踪工作进度和设置优先级,创建了一个待办事项。并对计划的周期时间进行了测量。起初是作为基准,之后被用来跟踪改进。

InfoQ:您之前提到团队如何使用 Kanban一个接一个地解决了问题。您能举例说明他们遇到了哪些问题,他们是如何解决的?

Griffioen:在我们为必须完成的工作创建了监督之后,最大的问题是对这些工作进行优先级排列。但是人们仍然是走进房间,并试图优先做好他们自己的工作。所以我们让 I&S 部门主管负责工作的优先级。并且我们将每个走进房间询问优先级的成员推荐给了她。不久她就意识到这是一个很严重的问题,并且为了设置优先级,我们决定与她的利益相关者每周召开一次会议。直到今天,这个流程都运行的很好。

InfoQ:对于使用 Kanban管理他们的工作,团队的看法如何?

Griffioen:如释重负!他们对发生的事情有一个明确的监督。当事情出问题时,他们知道哪些工作应该先开始,怎么开始。一切都恢复正常。他们正在把事情做好!

InfoQ:您能详细说明一下在国家档案里,Kanban对利益相关者和管理者产生了什么影响?

Griffioen:影响是巨大的。大家对团队如何工作有了清楚的认识。为了完成待办事项,利益相关者必须做什么。沟通是如何组织的。部门主管曾经说过:在我所有的团队中,我花费了最少的时间来管理这个团队,并且同时我对团队正在发生的事情有着最好的概观。

InfoQ:从部署 Kanban中,团队学到了什么?

Griffioen:不要解决不是你的职责需要解决的问题。检验和调整,不需要从一开始就期望完美。可视化、测量、可视化、测量和可视化、测量。最后但并非最不重要的:工作可以很有趣,Kanban 很有趣。

查看英文原文Kanban at the Dutch National Archive