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零成本搭建企业高效远程办公体系 (上)

  • 2020-03-01
  • 本文字数:2938 字

    阅读完需:约 10 分钟

零成本搭建企业高效远程办公体系(上)

此次疫情让远程办公成为一时的热点,引发了企业未来运营管理的深思,如何实现高效远程办公就成为了非常有价值的课题。本文是对 TVP 张善友老师的直播演讲整理,将分享远程办公的三个关键点:信任、生产力工具和安全问题,并展示基于腾讯产品搭建中小企业数字化之旅。


因疫情阻挡,2 月 3 号开工当天,全国企业基本上都采用了延长休假或者远程办公的手段来完成工作。


微博、微信公众号、知乎,等各个渠道都涌现了一大波关于远程办公的感受和吐槽,我这里也截取了一些相关的图片,很形象得反映了当下的这一境况:


不管是员工还是企业老板,大家在没有做好准备的情况下,被硬推上远程办公后产生了各种“水土不服”。



其实远程办公早已不是一个新鲜的事物了,全世界有非常多的企业都在远程办公,特别是很多跨国企业。它们在全球各个地方都有分支机构,一个团队的成员可能会横跨多个地区,所以要进行远程的协作。


远程办公分为两个部分,远程和办公。它主要是指的通过互联网技术,实现非本地的办公。


很多跨国企业,例如在美国、中国、印度不同地区的团队要进行协作,就需要通过互联网工具实现远程办公。 现在有很多刚在硅谷成立的小公司,从一开始就产生了这种远程办公的文化。


这次的疫情让远程办公成为一个火热的方向,引发了社会对未来新型工作方式的思考,或许以后很多工作都要以远程办公这样的方式来完成了,接下来就让我们一起来揭开远程办公的神秘面纱。

一、远程办公的基石——信任

信任是我们是做任何事情的基础,只有互相信任,才能够很好地合作。



如果相互之间缺乏信任,肯定会出现前文提到的“众生相”的情况。例如老板强制要求员工打卡,担心员工偷懒不做事,而员工又认为公司要求苛刻,不近人情。在这样的情况下,就很难执行远程办公了。


远程协作过程中存在多种角色,不管是员工和管理者,还是团队内部和团队之间,都要建立良好的互信,只有这样才能更好完成工作所需。


在传统的本地的办公室、员工之间低头不见抬头见。而在远程。相互之前可能相隔几千里,甚至面没见过面,如何建立信任关系呢?


要建立起远程同事之间的信任关系,就要提高整个工作的透明度。


对员工来说,他要明白老板做事的目的,对于老板来说,也要对员工的工作内容有深入了解。同样地,对于内部的同事以及团队和跨团队之间的合作,这些信息都要能够了解。


这里面最重要的就是要提高工作的透明度。


以我们公司使用的腾讯 TAPD 为例,常被用来做研发类的项目,但它的功能不仅仅于此。


不管是沟通方面的工作,还是研发的,亦或是其他事务,都可以用到 TAPD。每个任务的各项细化,进展都可以在上面清晰的展示出来,保证了工作的透明度。



围绕着办公室里的角色,员工需要处理以下三种关系:


员工与老板之间的关系、团队内部人员之间的关系,以及团队与团队之间的关系。



那么如何在这三个方向之间建立良好的互信呢?


首先,员工和老板之间的关系是最重要的,也是和与我们每个人关系最密切的。


作为员工要和老板沟通自己的工作目标和老板的期望值。我的业务目标是什么?业务的优先级是什么?老板对你的期望值又是什么?业务进展情况怎么样?业绩完成怎么样? 过去的一周到两周,为完成目标做了哪些努力?…


整个过程中要有一个详细的工作计划。这些工作计划里面要标注一些重点内容。


比如:具体要做哪些事情、它们大概要占多少时间?以及在完成这些工作过程中需要哪些帮助等。


通过这样透明化的方式,能够增进互相之间的理解,建立起信任关系。


对于团队成员之间,要确保内部工作的时候,团队成员能够互相找到对方,也能够了解双方的工作计划和习惯。


比如常见的即时通讯工具,如企业微信、钉钉等,可以设定状态为在线或离线。如果有急事需要离开工作状态,可以向团队说明原因,然后将状态设置为离线,等做完事情回来以后, 再设为在线状态。


这样员工的工作状态,就能很好的被团队其他成员所了解。


当然员工还可以通过一些平台,如 TAPD、Outlook 等,将一些保密性不是特别强的事项共享给团队的其他成员。其他成员能够查看你的工作安排、任务目标等信息,增强了彼此之间的协作和了解。

二、远程办公的关键——生产力

远程办公的关键是:需要用互联网的技术来解决远程办公存在的生产力问题。


生产力主要包括两种,个人的生产力以及团队的生产力。在远程办公的环境下,容易受到很多因素的影响。



作为个人,不能因为在家里办公或者异地办公,就可以随心所欲的处理办公时间。


应该要保持和公司上班一样的作息时间,特别是在家里, 可能缺少独立的办公空间,或者容易被家里其他成员打扰。


团队生产力需要解决的是团队协作的问题。团队成员之间要互相协作,协作过程中的日常沟通、会议讨论、文档协作、团队士气都是非常重要的。


如下图所示,我列出了一些工具,能够很好的帮我们解决这些问题。其中我用的比较多的是 Teams、企业微信、腾讯会议、Office365、腾讯文档和乐享、TAPD 等这些工具。



在整个远程办公过程中,要提高个人的生产力,就要能够处理好上文提到的几个方面。包括家里人的支持理解,作息时间的规律等。


最好能够有单独的工作空间,如果没有话,在一个安静独立的地方办公也是可以的。


另外还可以积极使用一些非常实用的 IT 工具。以我自身为例,我习惯使用企业微信、TAPD、腾讯文档、腾讯乐享这些工具来辅助提升公司整体的个人生产力。



除了提升个人生产力,当我们需要和其他的同事进行协作完成任务的时候,在协调过程中,可能会涉及到不同部门的同事,同事之间相隔在不同的地区。


这种情况下,如何来做远程的问题的讨论和协作呢?


假设一个场景,老板发来一个任务:今年由于疫情原因无法按时复工,需要实行远程办公。让你组织公司所有的人参与远程办公?


对于这样的一件事情,就需要和 HR、行政、IT 的同事们来组织一个虚拟的团队,来制定远程办公的计划。


那么首先要把相关的的人拉到一起,建立一个虚拟团队,常见的处理方法就是用企业微信创建社群。


把这些相关的人拉到企业微信群以后,就可以通过会议来进行讨论。企业微信里的会议功能、腾讯会议都能够快捷实现,同样还可以用视频会议的方式来进行讨论,非常方便。


所有讨论的过程和内容,最后都要做会议的记录,包括文档后续的一些讨论,还有包括协同的一些编辑都要保持在同一个空间里面,这非常重要。


比如说可以用腾讯会议来做一场会议,用 TAPD 来建立这样的虚拟项目内容。用以共享还可以把会议记录记在腾讯文档里,分享到企业微信群里,让大家一起协同编辑。


后面持续的一些讨论,可以继续在 TAPD、腾讯文档、腾讯会议以及企业微信里面去更新和共享。


协同编辑非常重要,相关的人可以同步的完成对应的工作。比如 TAPD,大家完成自己的任务去更新,这样就能够一目了然的看到整个项目团队的运作情况,非常透明。



不管是会议的重要内容,还是最后讨论的结果,都要能够在同一个空间,比如企业的微信群里,投入并被大家所使用。


创建虚拟的团队,可以用企业微信、钉钉,或者微软的 Teams 等,这类工具都可以快速的创建一个虚拟的团队,把所有成员都拉进来。


在这个过程中,要能够高效的进行线上的合作,让员工保持愉悦的办公心情,这样团队士气才能够凝聚起来,士气才能够高涨。


如果整体沟通的效率非常低,可想而知,团队的士气是非常低落的。



本文转载自 云加社区公众号。


原文链接:https://mp.weixin.qq.com/s/buTXNL8UZT_-0p6aklSn0w


2020-03-01 22:18544

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